個人情報・マイナンバー関連 書式集

昨今、個人情報の漏洩は社会問題化しています。また、漏洩事故は企業の存続に大きな影響を及ぼす可能性があります。
そこで、ここでは個人情報保護のための書式をご紹介しています。

また、マイナンバー制度の導入は、企業実務への多大な影響があるにもかかわらず、不透明なところが多いのが現状です。
そこで、マイナンバー関連の書式を掲載しました。
これらについては、企業規模や業態等に応じて、内容を修正する必要があります。また、特にマイナンバー制度は流動的な面があるため、あくまで参考として御活用ください。
今後も、随時、書式を追加していく予定です。
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マイナンバーの取扱いに関する基本方針

1
この書式は、マイナンバーの取扱いに関する基本方針を定めたものです。
会社としては、従業員等に対して、基本方針を周知徹底するために作成しておくべきものです。

マイナンバーの取扱いに関する基本方針(word)

マイナンバーの取扱いに関する基本方針(PDF)

 

 

特定個人情報取扱規程

2
この書式は、マイナンバーの取扱いに関する規程のサンプルです。
101名以上の事業者はマイナンバー等取扱規程の作成・届出が義務となります。100名以下の事業者(小中規模事業者)は義務ではありません。しかし、個人情報漏洩は、企業の信用を失墜される等、深刻なダメージがあります。そのため、事故を防止するために作成しておくことが重要です。サンプルも会社規模としては、中小企業を想定しています。

特定個人情報取扱規程(word)

特定個人情報取扱規程(PDF)

 

個人情報にかかる誓約書

3
この書式は、社員に会社の個人情報保護規程やマイナンバー取扱規程を遵守することを誓約させるものです。
個人情報の漏洩が社会問題化している現在、社員に対する教育・研修と合わせて取得されておくことをおすすめしています。

個人情報にかかる誓約書(Word)

個人情報にかかる誓約書(PDF)

 

 

従業員に個人番号を提出してもらうための文書

4
この書式は、マイナンバーを社員に提供してもらうための書式です。
会社の実状や今後の運用に合わせて適宜修正してご活用ください。

従業員に個人番号を提出してもらうための文書(Word)

従業員に個人番号を提出してもらうための文書(PDF)

 

 

委任状(扶養家族の個別番号提供用)

5
この書式は、上記の場合において、社員の扶養家族からマイナンバーを提供してもらう場合に使用するものです。

委任状(扶養家族の個別番号提供用)(Word)

委任状(扶養家族の個別番号提供用)(PDF)

 

 

取引先等から番号を取得する文書

6
この書式は、支払調書の作成のため、取引先等からマイナンバーを連絡してもらうための書式です。
会社の実状や今後の運用に合わせて適宜修正してご活用ください。

取引先等から番号を取得する文書(Word)

取引先等から番号を取得する文書(PDF)

 

 

委任状(取引先等から個人番号提供を受ける場合)

7
この書式は、上記の場合において、取引先等が会社の担当者にマイナンバー連絡書等を預ける場合に使用する委任状です。

委任状(取引先等から個人番号提供を受ける場合)(Word)

委任状(取引先等から個人番号提供を受ける場合)(PDF)

 

 

個人番号取扱記録簿


この書式は、マイナンバーの事務取扱担当者がマイナンバーを取り扱うときに使用する記録簿です。

個人番号取扱記録簿(Excel)

個人番号取扱記録簿(PDF)

 

個人番号の取得の際の本人確認の手順

h9この書式は、個人番号を取得する際の本人確認の手順のサンプルです。マイナンバーは、秘匿性が高く、なりすまし等のおそれもあるため、会社は、マイナンバーを取得する際、個人番号及び身元の確認を行わなければなりません。現場が混乱しないようにその際の手順を整備し、担当者や従業員に周知しておくべきです。

個人番号の取得の際の本人確認の手順(Excel)

個人番号の取得の際の本人確認の手順(PDF)

 

 

ソフトウエアインストール申請書

sofutoweaこの書式は、社内のPCに社員がフリーソフトなどのソフトウェアをインストールする際に提出する申請書です。インターネット上には便利なフリーソフトが多数公開されておりますが、なかにはセキュリティ上問題があるものもありますので、社員の独断によるインストールは抑止するべきです。

ソフトウエアインストール申請書(Word)

ソフトウエアインストール申請書(PDF)

 

 

マイナンバー報告書( 復数事業所向け)

h11この書式は、復数の事業所を有する企業が従業員からマイナンバーを取得する際に使用するものです。

マイナンバー報告書 (復数事業所向け)(Word)

マイナンバー報告書 (復数事業所向け) (PDF)

 

国民年金の第3号被保険者届に係るマイナンバー報告書及び委任状

h12この書式は、第3号被保険者届出に際して必要となるマイナンバーを取得する際の連絡文書と委任状です。

国民年金の第3号被保険者届に係るマイナンバー報告書及び委任状(Word)

国民年金の第3号被保険者届に係るマイナンバー報告書及び委任状(PDF)

 

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1.売買に関する書式集

2.賃貸権に関する書式集

3.消費貸借に関する書式集

4.贈与に関する書式集

5.個人情報・マイナンバーに関する書式集

6.事業承継に関する書式集

7.使用貸借契約に関する書式

8.その他の書式集